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一般来说，是当事人和其家属来决定何时进行仪式。
关于易物仪式。
没有“易物魔法”不等于“不能用魔法”。“易物魔法”和“魔法”是两种东西。
比如使用一些探知术，做蘑菇圈，监测精灵圈的波动……这些使用古老的字符、图案来达到某种效果的行为，就是最基本的魔法。经过学习和训练，几乎每个人都可以用，学起来也并不轻松，可以想象成在学高深的几何与罕见的外语。
而“易物仪式带来的特殊能力”，也就是易物魔法，反而是不需要太用力学的，它类似一种超能力，不需要写写画画做计算。
当然，其中也有需要学习和训练的部分，且练起来也很辛苦。这种辛苦类似于“超能力者练习如何掌握能力"的那种苦，而不是学知识、学数学外语的苦。
比如卡戎，她整个身体的感受和体质都被改变了，她肯定需要适应很长一段时间，需要练习和掌握。
另外，基础的魔法知识与易物魔法也可以结合起来使用。比如贝洛，他在进行寻找和探知时，既用到了基础的魔法知识，也用到了自己的血。
如果仪式失败，没能拿到魔法，已经授予的代号也不会取消（比如索尔）。除非自己本人希望放弃。
树篱村认为失败主要是心态不稳导致的，与个人身体素质或掌握的知识量没有关系。
失败后并不会有任何惩罚。
出场的且有名字的人物中，已知“没有进行仪式or仪式失败”的几个人情况如下：
阿波罗：预备成员，目前为止（至少65章以前）还没有进行过易物仪式。
安娜：走到了可以开始仪式的一步，临时改变想法，不做了。
瓦丽娅：根本不愿意进行仪式，没参加过。
索尔：愿意进行仪式，但仪式失败了，没有付出易物代价，也没有获得魔法。
树篱村的人并不是全员都要进行仪式，更不是全都有代号。约三分之一到一半左右的人没有代号（不同年代情况不同）。
这些没有代号的人也知道精灵的事，也是树篱村的成员，但不是互助会成员。
正常情况下，他们不会去直接面对精灵，但可能会从事后勤类工作。
也有的人连后勤都不是，只是单纯的普通居民，从事果蔬栽培、制作糖浆、酿酒等工作。
即使是互助会成员，也并不是每天都在和精灵斗智斗勇，极为危险的精灵事件其实并不多。
互助会成员在处理精灵相关事务的同时，大多数还有普通职业。有些人在附近的城市（伊夫市）上班通勤，大多数人是果农，也有人经营酒厂，经营果蔬深加工企业，以及从事产品销售工作。